総務担当者へ：SaaS導入後に「使われない」を避ける5つの定着化テクニック

〜高額な投資を無駄にしないための現場浸透戦略〜

SaaS導入で最も多い失敗：「利用されない」という現実

**総務担当者**が直面する大きな課題の一つは、経営層が費用をかけて導入した**SaaSが現場で「使われない」**ことです。これは、ツールの機能が悪いのではなく、導入プロセスにおいて**「利用定着化」**のための戦略が欠けていたためです。特に**中小企業**や**士業事務所**では、ITリテラシーにばらつきがあるため、この問題は深刻化しがちです。

このページでは、導入後の**「失敗」**を回避し、SaaSを組織全体に浸透させるための、実践的な**5つの定着化テクニック**を解説します。

定着化テクニック 1：導入前の「痛み」を具体的に伝える

新しいツールを使うことのメリットだけでなく、「もし導入しなかったら、**非効率な手作業**が残り続ける」という現状の「痛み」を、社員全員に理解させることが重要です。SaaSが単なる追加のタスクではなく、「業務改善の解決策」であることを初期段階で強く訴えかけましょう。

定着化テクニック 2：現場を巻き込んだ「UI/UX」の事前検証

導入を決定する前に、実際にそのツールを使うことになる**現場の社員数名**にトライアルを義務付け、**「使いやすいか（UI/UX）」**を厳しく評価してもらいましょう。操作が複雑なSaaSは、いくら機能が優れていても定着しません。この段階で「使いにくい」というフィードバックがあれば、導入を再検討する勇気が必要です。

💡 運用開始は「強制」ではなく「納得」から

一部の社員が開発者や経営層の意向で導入されたと感じると、拒否反応を示す場合があります。検証プロセスに現場を巻き込むことで、「自分たちが選んだツール」という当事者意識を持たせることが大切です。

定着化テクニック 3：実務ベースの「集中研修プログラム」の実施

一般的な機能説明で終わる研修は定着を妨げます。研修は、社員の**「実際の業務」**（例：**請求書発行**や経費精算など）で新ツールをどう使うかに焦点を当てた、実践的なプログラムにすべきです。運用開始前に数回実施し、少人数制で質疑応答の時間を多く設けて、不安をその場で解消させましょう。

定着化テクニック 4：社内「エバンジェリスト（伝道師）」の育成

導入ツールの操作に慣れた社員を各部門から1〜2名選出し、**社内エバンジェリスト**として育成します。彼らは日々の業務の中で、操作に困っている同僚を助ける**「身近なサポート役」**となります。公式サポートへの問い合わせの前に内部で問題解決ができる体制を作ることで、ツールの運用がスムーズになり、**定着化**を強力に推進します。

定着化テクニック 5：利用率と業務効率の「見える化」と評価への連動

導入後3ヶ月、6ヶ月のタイミングで**「利用率」**と**「削減された作業時間」**を測定し、結果を全社員に共有します。これにより、ツール導入が実際に**費用対効果**を生んでいることを示し、モチベーションを維持します。さらに、新しいツールを積極的に活用している社員を評価対象とすることで、利用を促進します。

まとめ：「使われない」SaaS導入は計画段階で防げる

SaaS導入の**失敗**は、ツールの機能が原因ではなく、**定着化**戦略の欠如が主な原因です。**総務担当者**として、導入決定前から「どうやって社員に使ってもらうか」という視点を持ち、この5つのテクニックを計画に組み込むことで、高額な投資を確実に成果に結びつけることができます。