SaaS自動化で“成果が出る会社”の共通点とは？他士業の成功例から学ぶ業務効率化の再現ポイント

◆ 他社はどうやって自動化に成功しているのか？

「うちも自動化をやりたい。だけど…どこから始めれば？」
そんな悩みを抱える担当者は少なくありません。

実際、システム導入だけでは効率化は実現しません。
しかし、ある士業事務所の代表は、悩みを抱えたまま立ち止まらず、思い切って “ベンチマーキング” を行いました。他社の成功事例を視察し、現場のオペレーションを丁寧にヒアリングしたのです。

その結果、「成功には再現できる型がある」 ことを知り、そこから一気に業務効率が改善。
今回はこの“成功の型”を、誰でも使えるかたちで分解して紹介します。

士業A社では、問い合わせ管理からメール案内、資料送付、面談設定までの流れをすべて手作業で行っていました。
月に数十件の問い合わせが来ると、担当者はメール返信だけで半日が終わる日も…

▼自動化したプロセス
・資料請求フォーム → 自動メール送信
・ステップメールによる見込み育成（3日後・7日後・14日後）
・商談前アンケートの自動送付
・商談リマインドの自動配信

結果：毎月30時間以上の削減。
担当者の残業もゼロになり、着地商談率は20％→38％へ改善しました。

自動化は“全部やろうとすると失敗”します。
A社はまず、最も工数が大きい
問い合わせ〜商談前のやりとり
に焦点を絞りました。

最初から範囲を広げない。これが成功要因の第一歩です。

A社が行ったのは、ツール選定より先に「業務の見える化」。
これにより、どこが自動化ポイントなのかが明確になり、ツールに“業務を合わせる”という失敗を避けられました。

ツール導入で最も多い失敗が、「誰も使わなくなる」こと。
A社は、最初の1か月を「教育月」と決め、全員の操作レベルを統一しました。この取り組みが、長期的な定着につながりました。

例）
・問い合わせ対応
・見積作成プロセス
・顧客フォロー
・請求業務
など。

まずは“1つだけ”でOKです。

A4一枚に「今の手順」を書くことで、ムダと課題が浮き上がります。
この整理が、後でMA、CRM、タスク管理ツールの選定基準になります。

▼代表的な自動化ツールの活用領域
・MA（アスメル、HubSpotなど）：メール配信・見込み育成
・CRM/SFA（Zoho、kintoneなど）：顧客データ管理、自動タスク生成
・バックオフィス自動化（freee、マネーフォワードなど）：請求・会計の自動化

目的と機能が一致しているかが重要です。

例）
・問い合わせ対応の自動化 → 工数▲◯時間
・メールの自動化 → 開封率UP → 商談率UP

「数字」で効果を見える化すると社内説得がスムーズになります。

今回紹介した成功事例は、特別な企業だけができたわけではありません。
むしろ、中小企業・士業のように「人手不足を抱える会社こそ」再現性が高いのです。

「何から始めればいいかわからない…」
そんな時こそ、プロに相談することで最短ルートが見つかります。

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